Cuando se tiene una responsabilidad directiva, sea del nivel que sea, a menudo nos surge la pregunta: “¿No hay una herramienta de gestión que ayude a tomar decisiones?” La respuesta es sí y se llama cuadro de mando integral, normalmente abreviado como CMI.
La palabra “cuadro” podría darnos la impresión de algo estático y hermético. Sin embargo, los CMI son todo lo contrario: son dinámicos y, en realidad, van más allá de un simple apoyo en la toma de decisiones, para ayudarnos a dar respuesta a preguntas como estas:
- ¿En qué mercados competiremos?
- ¿Qué valor añadido crearemos?
- ¿Cómo podemos superar a nuestros competidores?
- ¿Cómo puede implementarse y comunicar con éxito la estrategia diseñada?
Además, son “integrales” porque ponen en relación la misión, la visión y los objetivos de la organización con las cuatro de las áreas clave que componen esta:
- El área financiera.
- El área de formación.
- Los procesos internos.
- Y la relación con los clientes y usuarios.
Por eso, solo pueden funcionar correctamente cuando conseguimos que todas las personas de la organización se impliquen en su elaboración y seguimiento.
¿Y qué rasgos definen a un CMI? Pues algunos de los más característicos son los siguientes:
- Nos permite entender el porqué de nuestra organización, concretando todas sus metas.
- Nos señala cuáles de esas metas son las críticas para que lleguemos a alcanzar el éxito.
- Convierte en acciones ejecutables por personas concretas la visión y la misión de nuestra organización.
- Es capaz de impulsar la estrategia general, articulando los factores que influyen en ella.
- Nos permite que esa estrategia se difunda a lo largo y ancho de la organización.
- Nos sirve para definir indicadores de desempeño para cada meta.
- Muestra a todo el mundo cuáles son los indicadores definidos, en qué consisten y cómo se relacionan unos con otros.
- Se asegura que, por cada medida, hay un sistema establecido del que obtener un feedback provechoso.
- Nos hace más fácil revisar las metas y, si es necesario, establecer las acciones correctivas que puedan ser necesarias.
Una vez que hemos descrito brevemente qué es un cuadro de mando integral, vamos a ver cómo implantarlo en una organización.
El primer paso será identificar a qué unidad de negocio va a hacer referencia el CMI, teniendo en cuenta que el cuadro debe recoger información sobre:
- Los objetivos financieros.
- Los factores del entorno general y del entorno específico.
- Los vínculos de esa unidad con las demás unidades de negocio.
A continuación, habrá que saber quiénes y cómo van a elaborar y mantener el CMI. El primer elegido tiene que ser, como es lógico, un líder que guíe todo el proceso. Tendrá que contar con dotes comunicativas y sentirse comprometido con el proyecto, porque entre sus obligaciones van a estar:
- Elegir el equipo de elaboración e implantación del CMI más competente que encuentre.
- Formar y educar a ese equipo.
- Diseñar un mapa estratégico de las tareas a desarrollar.
Con el equipo ya escogido y formado, llegará la hora de seleccionar y diseñar los indicadores que componen el cuadro. Parece una tarea abrumadora, pero se facilita mucho si se llevan a cabo acciones como las siguientes:
- Dar una definición definitiva a los objetivos estratégicos.
- Identificar qué indicadores permiten el cumplimiento de cada uno de esos objetivos.
- Averiguar de qué fuentes se puede obtener información y cómo conseguirla, relacionándola con los indicadores con los que estamos trabajando.
- Establecer vínculos entre los indicadores.
Por fin, el último paso del proceso es la implantación del CMI.
¿Y ya está? Pues no. La implantación del CMI no supondrá ninguna ventaja si no nos aseguramos de que funciona correctamente por medio de acciones como estas:
- Contar con el apoyo de la alta dirección.
- Conocer y dar a conocer a todos los beneficios de la puesta en marcha del CMI.
- Crear un equipo de elaboración e implantación competente.
- Establecer un proceso de control que permita analizar las desviaciones entre los objetivos propuestos y las metas alcanzadas.
- Aplicar el CMI en cascada, es decir, el CMI se aplica en todos los niveles de la organización.
- Vincular a la gestión operativa del negocio, de manera que el CMI sea percibido como parte misma de la organización.
En definitiva, encontramos en el cuadro de mando integral (CIM) un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados entre sí, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la organización con la estrategia de la empresa. Sin embargo, como cualquier herramienta en las manos equivocadas podría no funcionar como se espera por ello desde Renovapyme nos comprometemos a enseñarte cómo llevarlo a cabo en tu empresa y evitar los errores que se pueden producir durante su implementación mejora de la organización y aumento de la productividad del equipo de empleados de cada empresa participante.